# Manual de Usuario — ArcaBeauty Club Esta guía explica cómo usar el sistema en el día a día: agenda, clientes, ventas, fidelización, inventarios, personal, finanzas, medicina estética, el asistente de IA, y las apps móviles para clientes y empleados. Está pensada para cualquier persona del equipo, sin necesidad de conocimientos técnicos. --- ## Índice 1. [Cómo entrar al sistema](#1-cómo-entrar-al-sistema) 2. [Inicio (panel principal)](#2-inicio-panel-principal) 3. [Agenda](#3-agenda) 4. [Página de reservas en línea (para tus clientes)](#4-página-de-reservas-en-línea-para-tus-clientes) 5. [Clientes](#5-clientes) 6. [Fidelización](#6-fidelización) 7. [Punto de venta (POS)](#7-punto-de-venta-pos) 8. [Inventarios](#8-inventarios) 9. [RH (Recursos Humanos)](#9-rh-recursos-humanos) 10. [Dirección y Finanzas](#10-dirección-y-finanzas) 11. [Medicina Estética](#11-medicina-estética) 12. [Asistente IA](#12-asistente-ia) 13. [App para Clientes (celular)](#13-app-para-clientes-celular) 14. [App para Empleados (celular)](#14-app-para-empleados-celular) 15. [Preguntas frecuentes](#15-preguntas-frecuentes) --- ## 1. Cómo entrar al sistema Abre tu navegador y entra a la dirección de tu salón (por ejemplo `https://salon.tudominio.com`). Llegarás directamente al **Inicio**, sin necesidad de usuario ni contraseña — el panel interno está pensado para usarse desde la computadora de recepción o de dirección. A la izquierda verás un menú con todos los módulos: **Inicio, Agenda, Clientes, Fidelización, Punto de venta, Inventarios, RH, Dirección**, y en la sección **Premium**: **Medicina Estética** y **Asistente IA**. Más abajo, en **Vista pública**, hay dos enlaces que abres en una pestaña aparte: la **Página de reservas** (para compartir con tus clientes) y las apps de **Clientes** y de **Empleados**. --- ## 2. Inicio (panel principal) Es lo primero que ves al entrar. Te muestra de un vistazo: - **Citas de hoy**, **Ventas de hoy**, **Clientes registrados**, y **Reservas online pendientes** (las que llegaron desde la página pública y aún no confirmas). - Una tabla con la **agenda de hoy**: hora, cliente, servicio, profesional y estado de cada cita. - Una tabla de **alertas de inventario**: productos cuyo stock ya llegó al mínimo configurado. Si algo aparece en rojo o con una etiqueta de advertencia, generalmente significa que necesita tu atención (stock bajo, citas online sin confirmar, etc.). --- ## 3. Agenda ### Ver la agenda Al entrar a **Agenda** verás una cuadrícula: cada columna es un profesional (con su color asignado) y cada fila es un horario. Las citas del día aparecen como bloques de color dentro de la cuadrícula. - Usa los botones **← Anterior** / **Siguiente →** para cambiar de día, o el botón **Hoy** para volver a la fecha actual. - También puedes elegir una fecha directamente con el selector de calendario. ### Crear una cita manual 1. Haz clic en **+ Nueva cita** (o directamente sobre una celda vacía de la cuadrícula, lo cual precarga el profesional y la hora). 2. Busca al cliente por nombre o teléfono. Si no existe todavía, escribe su nombre y el sistema lo creará automáticamente al guardar. 3. Elige el **servicio**, el **profesional**, la **fecha** y un **horario disponible** (el sistema solo te muestra horarios libres, respetando el horario de la sucursal y el horario propio de cada profesional). 4. Agrega notas si lo necesitas y haz clic en **Confirmar cita**. ### Ver el detalle de una cita Haz clic sobre cualquier bloque de cita en la cuadrícula. Se abrirá una ventana con todos los datos: cliente, servicio, profesional, horario, origen (manual u online) y estado. Desde ahí puedes: - **Marcar completada** — cuando el servicio ya se realizó. - **Confirmar** — para citas que llegaron como "pendiente" desde la página pública de reservas. - **Cancelar cita** — libera ese horario para que pueda reservarse de nuevo. --- ## 4. Página de reservas en línea (para tus clientes) Esta es una página pública, separada del panel interno, pensada para que tus clientes reserven sin llamar por teléfono. La encuentras en el menú lateral bajo **Vista pública → Página de reservas**, o directamente en la URL `/reservar`. El cliente avanza por 4 pasos sencillos: 1. Elige el **servicio** que quiere. 2. Elige al **profesional** de su preferencia. 3. Elige **fecha y horario** entre los disponibles. 4. Captura su **nombre, teléfono** (y opcionalmente correo, notas, y un código de referido si alguien lo invitó). Al confirmar, la cita queda registrada con estado **"pendiente"** y origen **"online"** — aparecerá así en tu Agenda hasta que el equipo la confirme. Si el teléfono ya pertenece a un cliente existente, el sistema lo reconoce automáticamente en vez de crear un duplicado. **Tip:** comparte el enlace de esta página en tus redes sociales, WhatsApp o Google Business para que los clientes reserven directamente. --- ## 5. Clientes ### Buscar y ver clientes En **Clientes** verás el listado completo con nombre, teléfono, correo, puntos de fidelidad y fecha de registro. Usa la barra de búsqueda para filtrar por nombre, teléfono o correo. Haz clic en **Ver expediente** (o directamente sobre el nombre) para entrar al expediente del cliente, donde encontrarás: - Sus datos de contacto y notas (alergias, preferencias, etc.) - Su **nivel de fidelidad** y puntos disponibles - Su **código de referido** propio - Historial completo de **citas** y de **compras** - Catálogo de **recompensas** que puede canjear ahí mismo - Su **historial de puntos**, con cada movimiento explicado ### Registrar un cliente nuevo Haz clic en **+ Nuevo cliente**, llena el formulario (nombre, teléfono, correo, fecha de nacimiento, notas, y opcionalmente un código de referido si alguien lo invitó) y haz clic en **Guardar cliente**. ### Editar un cliente Dentro de su expediente, haz clic en **Editar expediente** para actualizar cualquier dato. --- ## 6. Fidelización Este módulo administra el programa de puntos, niveles, recompensas y referidos. ### Niveles El sistema clasifica automáticamente a cada cliente en un nivel — **Bronce, Plata, Oro o Platino** — según los puntos que ha acumulado en total a lo largo del tiempo (aunque canjee puntos y su saldo baje, su nivel no retrocede). Cada nivel da un **% de descuento automático** que se aplica solo al elegir a ese cliente en el Punto de venta. En el panel de Fidelización puedes ver cuántos clientes hay en cada nivel. ### Recompensas Son beneficios que los clientes canjean con sus puntos (por ejemplo "10% de descuento" o "Manicure gratis"). Para crear una: 1. Completa el formulario **Nueva recompensa**: nombre, descripción, costo en puntos, tipo de beneficio (% de descuento o descuento fijo en pesos) y su valor. 2. Haz clic en **Crear recompensa**. Puedes **Desactivar** o **Activar** cualquier recompensa existente sin borrarla. Cuando un cliente canjea una recompensa (desde su expediente o desde su propia app), se genera un **código de canje único** que se usa en el Punto de venta para aplicar el descuento. ### Cupones Son códigos de descuento generales, no ligados a puntos — útiles para campañas de marketing (ej. `VERANO10`). Al crear uno defines: código, tipo de descuento, valor, fechas de vigencia (opcional) y límite de usos (opcional, déjalo vacío para ilimitado). ### Referidos Cada cliente tiene un código propio (visible en su expediente). Cuando alguien se registra usando ese código —ya sea manualmente o desde la reserva en línea—, ambos reciben puntos de bono automáticamente. En la parte inferior del panel de Fidelización puedes ver el ranking de **Top referidores**. --- ## 7. Punto de venta (POS) Aquí registras cualquier cobro: servicios realizados o productos vendidos. 1. Elige la pestaña **Servicios** o **Productos** y haz clic sobre lo que vas a cobrar — se agrega al carrito de la derecha. Puedes repetir para agregar varios artículos, y ajustar cantidades con los botones **−** / **+**. 2. En **Atendido por**, selecciona qué profesional realizó la venta (esto es importante para que sus comisiones se calculen correctamente en RH). 3. En **Cliente**, busca y selecciona al comprador (opcional, pero necesario si quieres que sume puntos de fidelidad). Si el cliente tiene un nivel con descuento, el sistema lo aplicará automáticamente y lo verás reflejado en el total. 4. Si el cliente tiene un cupón o un código de canje de una recompensa, escríbelo en el campo correspondiente y haz clic en **Aplicar**. 5. Elige el **método de pago** y haz clic en **Cobrar**. Al cobrar, el sistema automáticamente: - Descuenta el stock de cualquier producto vendido (queda registrado en Inventarios). - Suma puntos de fidelidad al cliente (1 punto por cada $50 pagados). - Abre un **ticket imprimible** en una pestaña nueva. --- ## 8. Inventarios ### Ver tus productos La pantalla principal de **Inventarios** lista todos tus productos con su stock actual, mínimo configurado, costo, precio de venta y proveedor preferido. Las filas con stock en o por debajo del mínimo se resaltan para que las identifiques fácilmente. ### Agregar un producto nuevo Haz clic en **+ Nuevo producto**, llena nombre, categoría, precio, costo, stock inicial, stock mínimo y proveedor preferido (opcional), y haz clic en **Guardar producto**. ### Ver el detalle de un producto Haz clic en **Ver** sobre cualquier producto para: - Editar sus datos (nombre, categoría, precios, stock mínimo, proveedor). - Hacer un **ajuste manual de stock** (por ejemplo, una merma o un conteo físico): indica la cantidad (negativa para restar) y el motivo, y haz clic en **Registrar ajuste**. - Ver el **historial completo de movimientos** de ese producto: cada venta, compra recibida o ajuste manual queda ahí con fecha y motivo. ### Proveedores En la misma pantalla de Inventarios puedes dar de alta proveedores (nombre, contacto, teléfono, correo, notas) y activarlos o desactivarlos. ### Órdenes de compra 1. Haz clic en **+ Nueva orden de compra**. 2. Elige el **proveedor**. 3. Haz clic sobre los productos que quieres pedir (se agregan a la orden); puedes ajustar cantidad y costo unitario de cada uno. 4. Haz clic en **Crear orden de compra**. La orden queda en estado **pendiente** y el stock **no cambia todavía**. Cuando la mercancía llegue físicamente a tu salón, busca la orden en la lista y haz clic en **Recibir** — en ese momento el sistema sí suma el stock real y actualiza el costo del producto con lo que pagaste. Si necesitas cancelar una orden antes de recibirla, usa el botón **Cancelar**. --- ## 9. RH (Recursos Humanos) ### Equipo La lista de **RH** muestra a cada empleado con su puesto, tipo de pago, sueldo base, % de comisión y horario laboral. ### Dar de alta a un empleado Haz clic en **+ Nuevo empleado** y completa: nombre, puesto, contacto, fecha de contratación, color en la agenda, tipo de pago (sueldo fijo, solo comisión, o mixto), sueldo base y % de comisión. ### Editar un empleado y su horario Haz clic en su nombre para entrar a su perfil. Ahí puedes: - Editar sus datos generales y condiciones de pago. - Configurar su **horario laboral**: hora de entrada, hora de salida y qué días de la semana trabaja. **Este horario se respeta automáticamente** en la Agenda y en la página pública de Reservas — el sistema solo ofrecerá horarios donde coincidan el horario de la sucursal y el del profesional. - Ver su historial de ventas atendidas y de citas recientes. ### Reporte de nómina Al final del panel de RH puedes elegir un rango de fechas y obtener, para cada empleado activo: cuántas ventas atendió, cuánto vendió en total, su sueldo base (si aplica), su comisión calculada sobre esas ventas, y el total a pagar — con un renglón de totales generales al final. --- ## 10. Dirección y Finanzas Este panel te da una vista ejecutiva del negocio, filtrable por rango de fechas (con accesos rápidos a **Últimos 30 días**, **Este mes** y **Este año**): - **KPIs principales**: ingresos (con su variación % contra el periodo anterior), utilidad bruta, ticket promedio, descuentos aplicados, citas atendidas vs. agendadas, tasa de cancelación, clientes nuevos y valor total del inventario. - **Gráfica de ingresos por día**, para ver la tendencia del periodo de un vistazo. - **Ventas por profesional**, con barras comparativas. - **Top 10 de productos y servicios** más vendidos. - **Utilidad por categoría**: para productos calcula ingreso menos costo y el % de margen; para servicios muestra el ingreso completo (ya que el costo es la mano de obra). --- ## 11. Medicina Estética Módulo para llevar el control clínico de tratamientos médico-estéticos (Bótox, ácido hialurónico, peelings, etc.), separado de la operación general del salón. ### Abrir un expediente médico Haz clic en **+ Nuevo expediente**, busca al cliente, y registra su historial: alergias, medicamentos actuales, enfermedades crónicas, cirugías previas, y marca si está embarazada o toma anticoagulantes (estas alertas se muestran de forma destacada en su expediente). Haz clic en **Abrir expediente**. ### Registrar una sesión de tratamiento Dentro del expediente del cliente, usa el formulario **Registrar sesión / evolución**: elige el tratamiento, el médico responsable, escribe tus observaciones, el producto/sustancia usado, la dosis, el resultado observado, y opcionalmente la fecha sugerida para la siguiente sesión. El sistema numera las sesiones automáticamente por tratamiento. ### Generar un consentimiento informado Elige el tratamiento en el formulario correspondiente y haz clic en **Generar e imprimir consentimiento**. El sistema arma automáticamente un documento con los datos del paciente y su historial médico declarado. Imprímelo, fírmalo en papel con el paciente, y luego marca el consentimiento como **Firmado** en el sistema para llevar el registro. ### Catálogo de tratamientos Desde el panel principal de Medicina Estética puedes dar de alta nuevos tratamientos médicos (nombre, descripción, duración y precio) con el formulario **Nuevo tratamiento**. --- ## 12. Asistente IA Es un chat con inteligencia artificial que conoce el estado real de tu negocio en cada conversación: tus ventas y citas del día, qué productos están en stock crítico, y cuáles son tus servicios más vendidos del último mes. Puedes escribir cualquier pregunta o instrucción en el cuadro de texto, o usar alguna de las **sugerencias rápidas** (análisis de ventas, ideas de promociones, redacción de mensajes para clientes, consejos para reducir cancelaciones, etc.). Haz clic en **Enviar** o presiona Enter. Si quieres empezar una conversación nueva sin el contexto anterior, usa el botón **Nueva conversación**. > **Nota:** si este módulo muestra un aviso de que "no está configurado todavía", significa que falta activar la conexión con el servicio de IA — esto lo resuelve quien administre el hosting del sistema (ver la guía de despliegue). --- ## 13. App para Clientes (celular) Es una versión del sistema pensada para que tus clientes la usen desde su propio teléfono — se puede instalar como una app (PWA) desde el navegador. **Cómo entran tus clientes:** van a la dirección `/app-cliente`, escriben su número de teléfono (el mismo que tienen registrado contigo) y hacen clic en **Entrar**. No necesitan contraseña. Una vez dentro, ven: - Sus **puntos disponibles** y su **nivel de fidelidad**, con una barra de progreso hacia el siguiente nivel. - Su **código de referido** para compartir con amigos. - Sus **próximas citas**, con la opción de **cancelarlas** si ya no pueden asistir. - Las **recompensas que ya canjearon** y están pendientes de usar (con su código, que muestran en recepción o en el punto de venta). - El **catálogo de recompensas** disponibles para canjear directamente desde su teléfono. - Un botón flotante **+ Reservar nueva cita**, que los lleva al mismo wizard de reservas de 3 pasos (servicio, profesional, fecha/horario) pero ya con sus datos identificados, sin tener que volver a escribir su nombre y teléfono. --- ## 14. App para Empleados (celular) Versión móvil para que cada miembro del equipo consulte su propio trabajo sin necesitar acceso al panel administrativo completo. **Cómo entra el equipo:** van a `/app-empleado`, escriben el número de teléfono que tienen registrado en su perfil de RH, y hacen clic en **Entrar**. Una vez dentro, cada empleado ve únicamente su propia información: - Su **agenda del día** (cliente, servicio, horario, teléfono de contacto). - Su **comisión acumulada** del mes en curso, número de ventas atendidas, y el total estimado a pagar. - Sus **próximas citas** y su historial reciente de ventas atendidas. - Puede **marcar sus propias citas como completadas** o **cancelarlas** directamente desde el celular — el sistema no le permite modificar la agenda de otro compañero. --- ## 15. Preguntas frecuentes **¿Puedo usar el sistema desde el celular para el panel administrativo (no la app de empleados)?** Sí, el panel interno es responsivo y se adapta a pantallas pequeñas, aunque está pensado principalmente para usarse desde computadora en recepción. **Una cita llegó desde la página pública de reservas, ¿qué hago?** Aparece en tu Agenda con estado "pendiente". Ábrela y haz clic en **Confirmar** para avisar al cliente que quedó agendada (o **Cancelar** si el horario ya no es viable). **Vendí un producto pero me equivoqué de cantidad, ¿puedo corregirlo?** Las ventas ya cobradas no se editan desde el POS. Ve a **Inventarios → [el producto] → Ajuste manual de stock** y corrige la cantidad con un motivo (ej. "Corrección de venta #123"). **¿Los niveles de fidelidad (Bronce, Plata, Oro, Platino) se pueden cambiar?** Por ahora estos 4 niveles y sus puntos mínimos están definidos en el código del sistema, no desde la interfaz. Si quieres ajustarlos, coméntalo con quien administre el sistema. **Un cliente dice que no puede entrar a su app, ¿qué reviso?** Confirma que el número de teléfono que está escribiendo coincide exactamente con el que tiene registrado en su expediente (en **Clientes**). Si tiene espacios o formato distinto, edítalo ahí para que coincida. **¿Qué pasa si cancelo una orden de compra por error?** Si ya la cancelaste, simplemente crea una nueva orden de compra con los mismos productos. Como nunca llegó a marcarse "recibida", no afectó tu stock real. **¿Cómo sé cuánto le debo pagar a cada empleado a fin de mes?** Ve a **RH**, ajusta el rango de fechas del reporte de nómina al periodo que te interesa, y ahí verás el total a pagar por persona (sueldo base + comisión sobre sus ventas atendidas). --- ¿Tienes dudas sobre algún flujo específico o quieres que agreguemos una sección nueva a este manual conforme uses el sistema?